1. De situatie analyseren

Wanneer je je documentatieproject vormgeeft, is het belangrijk om alle mogelijke factoren in kaart te brengen die zowel het audiovisuele proces als de activiteiten achter de schermen vorm kunnen geven. 

Een (brede) blik op alle verschillende aspecten kan praktische inzichten bieden, samenwerkingsverbanden inspireren en de basis vormen voor een goed doordacht plan van aanpak.

Overweeg de volgende aspecten voordat je aan je documentatieproject begint! 

Wat is het doel van je filmproject? 

De Focus Vakmanschap toolbox kan je helpen bij het nemen van beslissingen. 

Lees hier welke functies jouw filmproject kan vervullen of neem contact op met erfgoedprofessionals die je kunnen helpen bepalen waarom en hoe je levend erfgoed documenteert.

Beschikbaarheid van vakmensen, mogelijke (externe) erfgoedexperts en videografen 

Partnerschappen zijn van fundamenteel belang voor het borgen van levend erfgoed, en in het bijzonder de betrokkenheid van vakmensen en hun bereidheid om deel te nemen aan je filmproject. Breng voordat je contact opneemt mogelijke partners in kaart en overweeg samen te werken met filmmakers en/of erfgoedexperts.

Benodigde middelen: budgettering 

Beschikken over een toereikend budget is een doorslaggevende factor om je productie te kunnen starten én succesvol af te ronden. Je zal het eerste plan waarschijnlijk moeten verfijnen nadat alle samenwerkingsverbanden tot stand zijn gebracht en er een duidelijk script is ontwikkeld. Toch is het goed om van aan de start een algemeen overzicht te hebben. 

Tips en aandachtspunten: 

• Begin met het incalculeren van 'preproductietijd': voor vergaderingen en verplaatsingen, het maken van het plan, de shotlists en planningen. Koppel hier een realistisch budget aan.
• Breng de benodigde opname-momenten in kaart met behulp van de shotlists en ruwe tijdschema's. Kijk hoe je ze kunt indelen op volledige opnamedagen om het schema voor iedereen te optimaliseren. Dit kan helpen om het budget te drukken.
• Voorzie indien mogelijk wat extra opnamedagen om marge te hebben voor extra opnames of voor onverwachte situaties.
• Immaterieel-erfgoedprofessionals zullen ook gecompenseerd moeten worden voor hun werkuren. Onderzoek of en hoe de betreffende organisatie een partner kan worden of kan bemiddelen in de productie om een haalbare oplossing te vinden.
• Zorg ervoor dat je de transportkosten voor elk opname-moment berekent.
• Maak een budget op voor de benodigde filmapparatuur en vergeet de back-up harde schijven niet.
• Budget voor een monteur, indien gewenst: 
  • Een monteur heeft 30 minuten tot 1 uur nodig om 1 minuut video te monteren, en ongeveer 8 uur/een volledige werkdag om een complete video van 5 minuten met eenvoudige vereisten af te werken (inclusief audiopostproductie, kleurcorrectie, exporteren en uploaden). Gebruik dit als een veilige verhouding om de totale kosten van de montage te berekenen.
  • Je kan dit als een richtlijn gebruiken maar hou er rekening mee dat je pas kan beginnen met monteren als je het opgenomen beeldmateriaal kent en doorgekeken hebt. Bijkomend is elk project anders en zijn er specifieke noden. Overleg daarom goed op voorhand met je monteur.
  • Hou er ook rekening mee dat er na een eerste versie van de montage opmerkingen kunnen volgen die ook verwerkt zullen moeten worden.
• Wil je gebruik maken van graphics in je video? Als het om eenvoudige titels gaat dan worden deze tijdens de montage toegevoegd door de monteur. Als het om uitgebreide grafiek gaat wordt dit echter een aparte opdracht, met een ontwerpfase vooraf. Dan moet je de kosten uitsplitsen.
• Denk na over het gebruik van ondertiteling, vertalingen en de tijd die nodig is om de ondertiteling te transcriberen of te maken. De hoeveelheid tijd die hiervoor nodig is, hangt af van hoeveel er gesproken wordt.
• Maak een spreadsheet (bv. Excel) om alle kosten in de gaten te houden. Wees hier transparant over en deel de informatie met de mensen die het nodig hebben.

Mogelijke tijdsbeperkingen

Tijd nemen is de sleutel tot het hele proces van het documenteren van een ambacht of een andere levende erfgoedpraktijk. 

Tips en aandachtspunten: 

• Zorg ervoor dat je genoeg tijd berekent om comfortabel te kunnen werken met alle partijen. Hun schema's kunnen variëren en kunnen verschillen van wat verwacht wordt. Bijvoorbeeld, monastieke vakmensen hebben een zeer regelmatig en strikt schema. Dit maakte het plannen makkelijker. Landbouwpraktijken zijn dan weer zeer afhankelijk van het weer. De planning vormde hier dus een grotere uitdaging.
• Als je buiten filmt, houd dan rekening met de weersvoorspelling en probeer die mee te nemen in je planning.
• Vaak wordt de timing bepaald door het budget. Dit kan moeilijk zijn, maar het zal duidelijk maken wat mogelijk is en je kunt beginnen met het verdelen van de tijd.
• Elke fase heeft de juiste hoeveelheid aandacht nodig, maar afhankelijk van de aanpak kun je beslissen hoeveel tijd je aan elke fase wilt besteden. Je kunt ervoor kiezen om meer tijd te besteden aan planning om de productie te vereenvoudigen door minder, maar beter voorbereide en misschien goedkopere filmmomenten te hebben. Of je kunt ervoor kiezen meer tijd in de productie te steken voor een minder tijdrovend montageproces. Dit zal het budget eveneens beïnvloeden. Het is de moeite waard om hier op voorhand goed over na te denken en om dit in kaart te brengen in een plan.

Openheid

Voor beroepsbeoefenaars (beoefenaars die het vakmanschap uitoefenen in functie van hun job) is het belangrijk om open te zijn en hun eigen kennis te delen tijdens het documenteren. 

Voor erfgoedprofessionals is het belangrijk om te weten of zulke beoefenaars bezwaar hebben tegen bepaalde aspecten van het filmen. 

Zorg ervoor dat je dit op voorhand bespreekt om te begrijpen wat de inhoudelijke mogelijkheden zijn en om conflicten tijdens het filmen te vermijden.

Interactie tussen beoefenaars, immaterieel-erfgoedexperts en/of filmmaker

De interactie tussen de verschillende stakeholders die betrokken zijn bij het filmen is zeer waardevol omdat ieders eigen expertise en enthousiasme inbrengt in het proces. 

Niettemin kunnen hun belangen verschillen; sommige dingen kunnen minder belangrijk zijn voor de beoefenaar, maar van groot belang voor de immaterieel-erfgoedexpert of filmmaker en vice-versa. 

Voor een externe filmmaker zonder de expertise van beide partijen kan het moeilijk zijn om het volledige potentieel van bepaalde acties of scènes te begrijpen. Neem de tijd om jullie gezamenlijke einddoel, de verschillende behoeften en visies te bespreken.